In un CRM verticale per il mondo finanziario convivono dati sensibili, flussi operativi serrati e operatori che non possono permettersi data entry manuale campo per campo. Da qui la necessità di uno strumento interamente interno (nessun passaggio su servizi terzi) capace di leggere documenti — identità e documenti fiscali come 730, buste paga, tessera/codice fiscale e simili — ed estrarre automaticamente le informazioni utili per pre-compilare le schede del CRM:
Obiettivi: velocità, accuratezza, tracciabilità e soprattutto privacy by design: i dati restano nel perimetro aziendale.
Il sistema è stato validato internamente su N clienti, coprendo un’ampia varietà di formati, layout e qualità delle sorgenti.
Nel mondo documentale “standard” è l’eccezione. Le buste paga sembrano simili finché non le confronti: layout differenti, intestazioni variabili, sezioni che migrano, diciture non uniformi. I 730 seguono lo stesso copione: moduli riconoscibili, ma differenze continue.
In mezzo ci sono:
Il motore deve riconoscere che cosa ha davanti, scegliere la strategia più adatta e reggere i casi limite senza degradare i flussi. Il tutto con latenze compatibili con l’uso in back-office e con un tasso di errore che non trasformi l’automazione in lavoro doppio.
Niente scorciatoie: R&D metodica, ingegneria dei dati e architettura modulare. Il sistema è un ensemble orchestrato: più estrattori, più regole, una logica decisionale che seleziona la pipeline migliore in base al documento e al contesto.
Prima di estrarre, si classifica:
La classificazione decide il flusso successivo.
Ogni famiglia documentale ha più estrattori:
Una logica di orchestrazione decide quale usare e quanto fidarsi dei risultati.
A livello di campo, si calcola uno score di confidenza e si applicano controlli di coerenza trasversali, ad esempio:
L’operatore trova la scheda pre-compilata con evidenza dei campi meno certi. Le correzioni (quando necessarie) alimentano un ciclo di miglioramento: golden set, retraining periodico, nuove regole mirate. Non “si addestra tutto sempre”: si migliora dove il dato lo giustifica.
Architettura operativa
Il motore è pensato per vivere dentro il perimetro del CRM:
La pipeline è idempotente: lo stesso documento non produce doppioni, ma versioni e audit.
Ogni passaggio viene loggato (classificazione, estrazione, validazioni, errori gestiti) per monitoraggio e diagnostica: se una nuova variante inizia a circolare, lo si vede dal drift sugli score e si interviene.
Sicurezza:
Il cambiamento è immediato: l’operatore non parte più da zero. I campi cruciali arrivano già compilati, e ciò che è incerto viene segnalato.
Risultato: meno data entry, meno errori, meno verifiche ripetute.
In bulk, scompare l’incubo “carica oggi, controlla domani”: l’estrazione gira, traccia, allinea e rende auditabile l’intero processo.
Perché i documenti cambiano, la qualità oscilla e i casi limite non sono rari. Un ensemble ben orchestrato consente di evolvere in modo incrementale: aggiungi un estrattore, modifichi un ramo decisionale, senza riscrivere tutto. È manutenibile e scalabile.
Un sistema in produzione che:
Non promette “zero errori”. Promette una piattaforma che migliora nel tempo, non interrompe i flussi e rispetta i dati.
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